KSeF – co zmieni się dla wspólnot mieszkaniowych od 2026 roku?

 

Od 2026 roku w Polsce zaczął obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest to rządowy system teleinformatyczny, który wprowadza obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Zmiany te obejmą również wspólnoty mieszkaniowe oraz firmy zarządzające nieruchomościami. Warto już teraz wiedzieć, czego dotyczą nowe przepisy i jak przygotować się do nadchodzących zmian.

 

 

 

Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, za pośrednictwem której:

• wystawiane są faktury, 
• odbierane są faktury, 
• archiwizowane są dokumenty księgowe. 

Każda faktura otrzyma indywidualny numer identyfikacyjny i będzie przechowywana w systemie przez 10 lat.

Papierowe faktury oraz faktury PDF wysyłane mailem przestaną być podstawową formą dokumentowania transakcji w obrocie między firmami. Nadal je mogą otrzymywać w tradycyjnej formie osoby prywatne.

 

 

Czy wspólnoty mieszkaniowe obejmuje obowiązek KSeF?

Wiele wspólnot mieszkaniowych nie jest czynnymi podatnikami VAT. 

Jednak:

• jeśli wspólnota wystawia lub otrzymuje faktury VAT (np. za media, remonty, usługi techniczne), 
• jeśli współpracuje z firmami, które są podatnikami VAT,

to KSeF będzie miał wpływ na sposób rozliczeń.

 

Firmy obsługujące wspólnoty (dostawcy mediów, firmy remontowe, serwisowe) będą wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF.

Oznacza to, że wspólnoty oraz zarządcy muszą być gotowi na odbiór i obsługę e-faktur w nowym systemie.

 

 

Co zmieni się w codziennej pracy zarządcy nieruchomości?

Wdrożenie KSeF oznacza m.in.:

✅ brak papierowych faktur

✅ szybszy obieg dokumentów

✅ większą kontrolę nad rozliczeniami

✅ brak ryzyko zagubienia dokumentów

✅ łatwiejsze archiwizowanie danych

 

Z drugiej strony pojawiają się nowe obowiązki techniczne:

• dostęp do systemu KSeF,
  
• odpowiednie upoważnienia,
  
• integracja z programami księgowymi,
  
• szkolenie pracowników.
  

 

Jak przygotowujemy wspólnoty mieszkaniowe na KSeF?

Jako firma zarządzająca nieruchomościami już teraz przygotowujemy nasze wspólnoty do nadchodzących zmian poprzez:

• dostosowanie systemów księgowych do wymogów KSeF,
  
• korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów Saldeo (funkcjonującego u nas nieprzerwanie od 2021 r.),
  
• szkolenie pracowników w zakresie nowych obowiązków i procedur,
  
• wsparcie właścicieli lokali w zakresie nowych zasad fakturowania,
  
• uzyskiwanie upoważnień do KSeF od zarządów wspólnot,
  
• bieżący monitoring zmian w przepisach. 

Dzięki temu wspólnoty, którymi zarządzamy, będą gotowe na bezproblemowe przejście na nowy system.

 

Czy właściciele mieszkań muszą coś zrobić?

W większości przypadków właściciele lokali nie muszą podejmować żadnych działań. Obsługa KSeF będzie realizowana przez zarządcę oraz biuro księgowe wspólnoty.

W razie konieczności poinformujemy właścicieli o wszelkich zmianach dotyczących sposobu rozliczeń i dokumentów.

Podsumowanie

Wprowadzenie KSeF to jedna z największych zmian w sposobie wymiany faktur w ostatnich latach. Choć początkowo może wydawać się skomplikowane, w praktyce usprawni funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych oraz zwiększy bezpieczeństwo dokumentów finansowych.

Nasza firma już teraz przygotowuje się na nowe przepisy, aby zapewnić wspólnotom mieszkaniowym sprawną i bezpieczną obsługę także po wejściu KSeF w życie. Dzięki licznym szkoleniom, które odbyli nasi pracownicy, oraz nowoczesnemu, zintegrowanemu oprogramowaniu Saldeo MM SOFT, z którego korzysta TWW, jesteśmy gotowi na wdrożenie KSeF i obsługę wspólnot zgodnie z nowymi wymaganiami.

W razie pytań zapraszamy do kontaktu z naszym biurem.